Cómo trabajamos

El Archivo Universitario es la unidad funcional responsable y especializada en la gestión de los documentos y tiene los cometidos de garantizar el tratamiento, organización, accesibilidad y puesta a disposición y difusión de los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción, que forman parte de su patrimonio documental.

La organización de los archivos de la Universidad de Almería se constituye como un sistema integrado, y único, cuyo órgano gestor es el Archivo General.

El sistema archivístico delimitará las funciones y las relaciones entre los tipos de archivos y la documentación que contienen, y está constituido por todos los Archivos de Gestión, el Archivo Intermedio y el Archivo Histórico, los cuales se corresponden a las etapas del ciclo vital de los documentos, diferenciados entre sí y con funciones específicas cada uno de ellos, integrando todos ellos un único sistema: el Archivo Universitario, al que en la UAL denominamos Archivo General.

En el marco del artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el Archivo General deberá dar cobertura también al archivo electrónico, de los documentos electrónicos derivados de los procedimientos terminados, surgiendo el concepto de archivo electrónico único. 

En el ejercicio de la función de custodia por parte del Archivo General y, por lo que atañe al proceso de gestión documental, se distinguirán dos fases: la primera, en la que actuará como Archivo Intermedio, y la segunda, en la que tendrá carácter de Archivo Histórico.

La gestión, organización y dirección del Archivo Intermedio y del Archivo Histórico le corresponden exclusivamente al Archivo General. El Archivo Histórico será el único con documentación inactiva de la Universidad de Almería.

Por tanto, tienen la consideración de archivos de la Universidad de Almería, el archivo electrónico único, así como todos los archivos de oficina, el archivo intermedio y el archivo histórico.

Sistema de Gestión Documental

El Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Universidad de Almería deberá garantizar el funcionamiento adecuado del sistema archivístico, así como la organización y tratamiento de los documentos de la Universidad de Almería, de acuerdo con la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la misma.

Es un sistema único, descentralizado e integrado en la gestión administrativa y trata la documentación, independientemente de su soporte, desde que se genera o recibe hasta su eliminación controlada o conservación permanente en el Archivo General.

La gestión documental está integrada por las siguientes funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio.

Para desarrollar este Sistema de Gestión, el Archivo General dispondrá de los siguientes instrumentos:

• El Cuadro de Clasificación Documental, de carácter funcional y codificado que se aplica a los documentos producidos o recibidos por la Universidad, en papel y electrónico.
• El Calendario de conservación y de eliminación de documentos, que regula la valoración, selección, eliminación y conservación de los documentos establecidos en la legislación vigente.
• Un sistema integrado de acceso a los documentos.
• Un sistema integrado de descripción, que incluya los metadatos asociados a los documentos y expedientes, y de gestión que permita una ejecución automatizada de todos los procesos en el tratamiento de la documentación.

De esta manera, el sistema se fundamenta en la aplicación del Cuadro de Clasificación Funcional de documentos, en el esquema de metadatos y en la normalización de los documentos y de los expedientes desde el momento de su creación, recepción o vinculación.