Operación archivística por la que se traspasa de un archivo a otro (en el caso de la Universidad de Almería, de los archivos de gestión al Archivo General), tanto los documentos físicos, transcurrido su plazo de permanencia en las unidades productoras, como la responsabilidad sobre su tratamiento y custodia.
Transferencias
Calendario de transferencias
El Calendario de transferencias es el instrumento que asigna a cada archivo de gestión un período concreto a lo largo del año natural para que realice la transferencia al Archivo General de los documentos, cuyo plazo de permanencia en los mismos haya finalizado.
El Calendario de transferencias 2024 ha sido aprobado por la Secretaria General.
Formulario de transferencias
Formulario de Transferencias de documentos administrativos desde los archivos de gestión o de oficina, una vez finalizado el periodo de permanencia en los mismos, al Archivo General de la UAL.
Cuadro de clasificación
El Cuadro de Clasificación de la UAL es el instrumento de referencia y control, resultado de agrupar las diferentes funciones y actividades de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más generales hasta los más concretos. Permite la identificación, la agrupación física e intelectual y la recuperación de los documentos.
Clasificación funcional de los documentos
La Clasificación Funcional es la agrupación de los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica.
El sistema archivístico de la Universidad de Almería se estructura sobre el Manual de Archivos de Gestión. La identificación y agrupación de los documentos se lleva a cabo mediante el cuadro de clasificación de la UAL. Este documento es una adaptación del Cuadro de Clasificación de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU).
Los documentos a transferir tienen que ser clasificados, siguiendo la clasificación de la Universidad de Almería (Cuadro de clasificación de la UAL), quedando agrupada la documentación bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas del servicio o unidad productora.
La organización de los documentos se realiza desde el momento en que son creados o recibidos y tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.
Etiquetado de los soportes (cajas de archivo definitivo)
Todas las cajas de archivo, han de estar identificadas con los mismos elementos y en el orden y en la posición indicada. Además hay que seguir el sistema de etiquetado establecido para los soportes con datos de carácter personal.
Gestión de soportes y documentos. Etiquetado de los soportes con datos de carácter personal
Con el fin de normalizar el sistema de etiquetado para los soportes con datos de carácter personal considerados especialmente sensibles por la organización, se deberán utilizar los sistemas de etiquetado especificados en este documento, permitiendo la identificación de su contenido a las personas autorizadas y dificulten su identificación al resto.