¿Qué es el inmovilizado?

El inmovilizado comprende el conjunto de elementos patrimoniales que tengan carácter de permanencia con una vida útil que trascienda la duración de un ejercicio económico y que no estén destinados a la venta. Se divide en material e inmaterial.

• INMOVILIZADO MATERIAL: elementos patrimoniales tangibles, muebles e inmuebles, que se utilizan de manera continuada por la Universidad en la producción de bienes y servicios o para sus propios propósitos administrativos. 
  • BIENES MUEBLES: se pueden trasladar de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallen depositados.
  • BIENES INMUEBLES: se trata de bienes que tienen una situación fija por estar íntimamente ligados al suelo, y no pueden ser desplazados sin ocasionar daños a los mismos (terrenos y construcciones). 
• INMOVILIZADO INMATERIAL: elementos patrimoniales intangibles, susceptibles de valoración económica, utilizados en la producción de bienes y servicios o constituyen una fuente de recursos para la Universidad. 

¿Cómo defino una ubicación?

Todas las estancias de la Universidad tienen un código de 9 dígitos que se encuentra indicado en la etiqueta que se encuentra pegada en el marco interior de la puerta donde se encuentra ubicado el bien. Este código está compuesto de las siguientes partes: Campus, Edificio, Planta-Ala y Local.

El código del “Campus” más utilizado es el 01, que es el Campus de la Cañada.

El código del “Edificio” lo podemos localizar fácilmente al pinchar sobre la lupa que aparece junto al campo Edificio se muestran todos los edificios.

El código de la “Planta” donde el primer dígito referencia a la “Planta” y el segundo a el “Ala” dentro de la planta, también se puede localizar pinchando sobre la lupa situada al lado del campo Planta. 

El código “Local” define cual es la ubicación concreta donde se sitúa el elemento. Es habitual que conozcamos la planta donde está el Local, pero no el Ala. Para saber en qué Ala estás, si no se tiene el plano, hay que ir seleccionando los diferentes códigos de “Planta” hasta que el buscador de local nos ofrezca el que buscamos. 

También nos puede ayudar el código de 4 dígitos que podemos encontrar sobre la puerta donde se encuentra ubicado el bien, y que se compone de las siguientes partes: Planta y Local.

En el ejemplo que se ve en la imagen sabemos que estamos en la planta 2ª, local 020.

Ubicaciones externas ajenas a la UAL. Cuando ubicamos un bien fuera de los espacios codificados como dependencias de la Universidad, se utiliza el código “09 99 00 000” y debemos aportar un informe de ubicación externa, firmado por el responsable del centro de gasto si se trata de un alta por factura o por el responsable de la Organizativa que va a disponer del bien en cualquier otro caso, indicando dónde, por qué y hasta cuándo va a estar ese elemento en ese lugar.

Ubicaciones dentro del Campus, pero fuera de los edificios. Se utiliza el código “01 00 00 000” y debemos indicar la descripción del lugar exacto donde se encuentra localizado el elemento, o en el campo “Observaciones” o a través de un informe justificativo, firmado por el responsable del centro de gasto si se trata de un alta por factura o por el responsable de la Organizativa que va a disponer del bien en cualquier otro caso
 

¿Qué hacer si desconozco el código de ubicación geográfica?

En caso de que la etiqueta de ubicación no se encuentre pegada en el marco interior de la puerta de acceso a la estancia donde se encuentra el bien y/o se desconozca el código de la ubicación, se puede identificar a través de los planos elaborados por el órgano o unidad que gestiona la creación y mantenimiento de infraestructuras de la Universidad.

Si el local no está registrado en la aplicación UXXI-Económico, se solicitará el alta al órgano o unidad que gestiona la creación y mantenimiento de infraestructuras de la Universidad.

Si el local está registrado en la aplicación informática pero la etiqueta no se encuentra pegada en la puerta de acceso, se solicitará la colocación de una etiqueta nueva en la dependencia, a través del CAU de Inventario.

En caso de que no se haya efectuado la colocación definitiva de los bienes adquiridos, se especificará como ubicación geográfica aquella donde se encuentren ubicados de forma provisional. La colocación definitiva del material será notificada a Inventario mediante la tramitación de las correspondientes fichas de Traslado/Traspaso, según el procedimiento establecido.

¿Qué son las unidades organizativas? ¿Cómo se organizan?

Las Unidades Organizativas indican la adscripción bajo la que quedarán los elementos que inventariamos. Se refieren a la persona o la unidad que será responsable del bien inventariado.

No es necesariamente la misma que el centro de gastos al que se carga la factura.

Las unidades organizativas están formadas por dos partes cada una de ellas codificada por 4 caracteres: la Dependencia Económica y la Dependencia Organizativa.

Para las UNIDADES ORGANIZATIVAS GENERALES:

• La Dependencia Económica, indica el Centro, Departamento, Vicerrectorado, Servicio, etc.
• La Dependencia Organizativa sirve para designar una subcategoría de la dependencia económica como áreas dentro de un departamento. Este código puede repetir el de la Económica o bien ser diferente.

En el caso de los PROYECTOS, CONTRATOS O GRUPOS DE INVESTIGACIÓN el material queda adscrito y bajo la responsabilidad del investigador principal hasta la finalización del mismo. Después, pasado un tiempo prudencial, los elementos inventariados que no han sido dados de baja o solicitado el traspaso, pasan a depender del Departamento del investigador principal. En este caso:

• La Dependencia Económica será:
  • 1200 → proyectos
  • 1300 → contratos
  • 1400 → grupos
• La Dependencia Organizativa será la asignada para los proyectos, contratos o grupos de cada investigador principal desde inventario, según los datos aportados desde investigación, por ejemplo:

En este caso el responsable de la unidad organizativa sería: 

Existe un listado de unidades organizativas a disposición de los usuarios en la web de Inventario.

¿Cómo se clasifica el inmovilizado?

La clasificación del inmovilizado que aparece en el formulario de inventario como cuenta contable, indica qué tipo de material estamos inventariando, y por tanto qué criterios se van a aplicar en orden a su tratamiento contable.

El código de clasificación del inmovilizado de 5 dígitos recogido en el campo “Familia” del formulario de inventario, hace referencia a la agrupación de la que formará parte el bien adquirido.

 
Esta clasificación se encuentra a disposición de los usuarios en la web de Inventario y se desarrolla en el manual de inventario.

Se incluirán las siguientes cuentas contables como propias del INMOVILIZADO MATERIAL:

• 2.1.0. Terrenos y bienes naturales.
• 2.1.1. Construcciones.
• 2.1.4. Maquinaria y utillaje.
• 2.1.5. Instalaciones técnicas y otras instalaciones.
• 2.1.6. Mobiliario.
• 2.1.7. Equipos para procesos de información.
• 2.1.8. Elementos de transporte.
• 2.1.9. Otro inmovilizado material.

Se incluirán, como propias del INMOVILIZADO INTANGIBLE:

• 2.0.1. Inversión en Desarrollo.
• 2.0.3. Propiedad Industrial e Intelectual.
• 2.0.6. Aplicaciones Informáticas.
• 2.0.9. Otro inmovilizado intangible

¿Qué diferencia hay entre un centro de gasto y una organizativa de inventario?

Los centros de gasto son unidades funcionales susceptibles de gestionar o generar recursos, y tienen como titular una persona que es la responsable de la adquisición de los bienes con cargo a los créditos que les son asignados.

Un centro de gasto se identifica con un código de 5 dígitos.

Sin embargo, respecto a la responsabilidad sobre los bienes adquiridos y a efectos de inventario, las unidades organizativas son las que hacen uso este material, y por tanto son responsables de los bienes que tengan adscritos. Quienes hacen uso de bienes o derechos de dominio público están obligados a su custodia, conservación y utilización con la diligencia debida.Los bienes que se adquieren con cargo a fondos de investigación asignados a proyectos, grupos o contratos de investigación, quedan adscritos y bajo la responsabilidad del investigador principal hasta la finalización del mismo.

Una unidad organizativa se identifica con un código de 8 dígitos.

¿Qué hacer si una unidad organizativa activa no está en inventario?

Si la unidad organizativa a la que se quiere adscribir un elemento no estuviera incluida en inventario, se solicitará el alta de la unidad a través del CAU de Inventario.

De igual modo, en caso de unidades vinculadas a proyectos, contratos o grupos de investigación, se solicitará el alta a través del CAU de Inventario aportando la siguiente información: título, código del C.G., datos del investigador responsable, fecha inicio, fecha final, área y departamento.

 ¿Se pueden adscribir elementos de inventario a una unidad organizativa cuya vigencia haya finalizado?

No, los elementos de inventario se adscriben únicamente a unidades organizativas activas.

¿Qué ocurre con los bienes inventariados adscritos a unidades organizativas cuya vigencia haya finalizado?

Como regla general, cuando se produce el término de la vigencia de una determinada unidad organizativa, será la unidad que hace uso de los bienes inventariados, la que tramitará las correspondientes solicitudes de traslado/traspaso a una unidad vigente. En el caso en que no se tramiten las solicitudes, los bienes se adscribirán de oficio a la unidad de la que dependía la unidad que ha finalizado la vigencia, o en su defecto a aquella que considere el órgano con competencias en elaborar y actualizar el inventario de la Universidad.

En el caso concreto del término de la vigencia de unidades de duración limitada, como proyectos, contratos de investigación, etc., una vez finalizado el trabajo de investigación podrán tramitar las correspondientes solicitudes de traslado/traspaso a una unidad vigente de su material adscrito. En el caso en que no se tramiten las solicitudes, los bienes inventariados se adscribirán de oficio al departamento correspondiente, o en su defecto a la unidad que determine el órgano con competencias en elaborar y actualizar el inventario de la Universidad.