Inventario y Factura

¿Cómo inventariar un elemento que no está en condiciones de uso o completamente terminado hasta que se tramiten varias facturas?

Cuando un elemento no entra en funcionamiento hasta que se tramiten varias facturas (ejemplo: el elemento está formado por diferentes partes o se construye en varias fases, y estas partes se facturan por separado), el alta en inventario siempre debe producirse cuando el elemento esté completo, terminado y en condiciones de uso. 

La manera de inventariar el elemento es la siguiente:

Las facturas que se generen antes de que el elemento esté en condiciones de uso, se tramitarán anexando al justificante de gasto un informe firmado por el responsable del centro de gasto indicando que el elemento asociado a la factura es inventariable, y se dará de alta con la tramitación de la última factura, es decir, cuando el elemento esté terminado y dispuesto para su uso. Además, se reservarán los números de los JG asociados a estas facturas.

Cuando el elemento resultante esté completo y empiece a funcionar, se tramitará su alta en inventario asociándolo al último JG, y los JG reservados se tramitarán como mejoras de este y con la misma fecha de puesta en funcionamiento del elemento que están mejorando.

2. ¿Qué hago cuando un elemento está completamente terminado y en funcionamiento, pero el pago se fracciona en varias facturas?

El elemento se dará de alta en inventario asociándolo al primer JG, y los siguientes JG que se generen se inventarían como mejoras con la misma fecha de puesta en funcionamiento que se indicó en el alta.
 

¿Hay que inventariar un bien que supera el importe económico para ser inventariado, pero es fungible?

No, un activo fungible es susceptible de un rápido deterioro por su uso y su vida útil se prevee igual o inferior a 1 año, no es inventariable, independientemente de su valoración económica.

En este caso, se anexará a la tramitación del justificante de gasto asociado, un informe firmado por el responsable del centro de gasto que justifique esta circunstancia.

Cómo inventariar una MEJORA de un bien ya inventariado?

Cuando el activo adquirido es una mejora, es decir, va a formar parte de un elemento principal ya inventariado provocando un incremento de valor y/o un aumento de la capacidad productiva o un alargamiento de la vida útil de dicho elemento debe ser inventariado como una mejora.

Un elemento varias líneas de factura: ¿Se inventarían cada una de las líneas de una factura?

No. No se inventarían cada una de las líneas de una factura, sino cada uno de los elementos inventariables terminados, completos y en condiciones de funcionamiento que se adquieren, y que se asociarán a una o a varias líneas de la factura.

En el supuesto de que varias líneas de la factura hagan referencia a componentes que por sí solos no pueden funcionar, pero que en su conjunto conforman un solo elemento inventariable, se tramitará el alta referida únicamente a este elemento asignándole una única etiqueta de inventario.

Hay que recordar que cada etiqueta de inventario está ligada a un solo elemento, no a la factura. Por ejemplo, si en una factura hay 3 elementos inventariables, habrá que tramitar 3 altas en inventario cada una con su etiqueta, independientemente de que los 3 figuren en una sola línea de la factura, en 3 líneas o en más de 3.

Un sólo elemento aparece detallado en varias líneas de factura

No se inventarían las líneas de una factura, sino cada uno de los elementos inventariables terminados y completos que se adquieren, y que englobarán una o varias líneas de la factura asociadas a cada uno de ellos para que estén en condiciones de funcionamiento.

Por ejemplo, un ordenador, a menudo aparece una línea más con el importe del canon digital, en este caso se engloba todo dentro de un sólo número de inventario puesto que pertenecen al mismo elemento las dos líneas.

Gastos inherentes a la adquisición de un bien inventariable como transporte, instalación, tasas, honorarios, canon, etc.

Los gastos inherentes a la adquisición de un bien inventariable como transporte, instalación, tasas, honorarios, canon, etc. se inventarían puesto que estos gastos son necesarios para que el bien inventariable esté en condiciones de funcionamiento. El importe de estos gastos supone un incremento del valor del bien. 

Si estos gastos están recogidos en la misma factura que la del bien a inventariar, se inventarían a la vez las líneas de factura que referencian a los gastos y al elemento inventariable. En este caso, el usuario deberá aclarar en el campo Observaciones la descripción e importe de los gastos que incrementan la valoración inicial de bien.

Si estos gastos están recogidos en la distinta factura que la del bien, se inventarían como mejora del elemento.

¿Qué hacer si los gastos como transporte, instalación, tasas, honorarios, etc., están asociados a la adquisición de varios bienes?

Cuando en una factura se indica la adquisición de un conjunto de bienes, inventariables o no, y además presenta gastos que afectan a todos esos bienes, debemos repartir proporcionalmente el importe de esos gastos entre todos los bienes mediante una regla de tres o con la ayuda de la herramienta Excel publicada en la web de inventario.

Esto lo haremos independientemente de que haya líneas en la factura que correspondan a material no inventariable, puesto que el gasto les afecta a ellos también.

En este caso, el usuario deberá aclarar en el campo Observaciones la descripción y la forma en que se ha calculado el importe de los gastos que incrementan la valoración inicial de bien.

¿Cómo inventariar la mejora de un elemento que no está en condiciones de uso hasta que se tramiten varias facturas?

Una mejora de un elemento no entra en funcionamiento hasta que se tramiten varias facturas (ejemplo: una obra o instalación que suponga una actuación que conlleve un alargamiento de la vida útil o el aumento de la productividad y rendimiento de un determinado inmueble ya inventariado)

La mejora del elemento en inventario siempre debe producirse cuando el activo que referencia la mejora esté completo, terminado y en condiciones de uso.

Las facturas que se generen antes de que el activo que referencia la mejora esté en condiciones de uso, se tramitarán anexando al justificante de gasto un informe firmado por el responsable del centro de gasto indicando que el activo asociado a la factura es inventariable, y se dará de alta con la tramitación de la última factura, es decir, cuando la mejora esté terminada y dispuesta para su uso.

La mejora del elemento en inventario se tramitará con la fecha de puesta en funcionamiento en que el activo que referencia esté en condiciones de uso, y con indicación de todos los justificantes de gasto asociados a la mejora y que completan su valoración.

10.- ¿Cómo inventariar un elemento que está en condiciones de uso en el momento de tramitar la primera factura, pero se paga en varias?

Un elemento asociado a varias facturas entra en funcionamiento con la primera factura asociada a su adquisición (ejemplo: se adquiere un elemento completo, terminado y en condiciones de uso, pero se paga en varias fases)

El alta en inventario siempre debe producirse cuando el elemento esté completo, terminado y en condiciones de uso.

Si el elemento está en funcionamiento en el momento de tramitar la primera factura, el alta en inventario se tramitará asociándola al primer justificante de gasto que se genere. El inventario relativo al pago de las siguientes facturas se tramitará como mejora del elemento y con la misma fecha de puesta en funcionamiento del elemento que está mejorando.